Dózsa Gergely Coach

(LTC), LEMMA Coaching Tantestület Tagja

Hogyan osszuk be időnket?

 

Hasznos alapok időnk menedzsmentjéhez

Időmenedzsment kérdése egyre többször kerül a coaching folyamataim fókuszába. Az idő hasznosítása, hatékony kihasználása egyre fontosabbá válik vezetőknek, ügyfeleimnek - különösen válság idején. Eddigi működés, időbeosztás már nem hoz annyi eredményt mint válság előtt, ezért azt vehetjük észre, hogy:

- már nem jut mindenre időnk,

- minden percünk be van osztva, mégsem jutunk a végére,

- többet dolgozunk, de tornyosulnak a feladatok,

- mindemellett az eredmény egyre kevesebb.

Ez a folyamat egy 22-es csapdájának tűnik, mivel több energia-befektetés mellett, kevesebb eredményt hozok illetve hoz csapatom és ennek határására egyre feszültebb, frusztáltabb vagyok. Így meg is erősítem belső elégedetlenségemet, ami változások nélkül kiégéshez vezethet.

Én ezt átéltem, saját tapasztalatomból tanultam. Kiégtem és viseltem következményeit. 

Mégis mit tehetek másképpen, hogyan változtathatok ezen?

1. TERVEZÉS (napi, heti, éves) - önismeret

A tervezés az alapja annak, hogy menedzselni tudjam az időmet. Azt tapasztaltam, hogy a napi, heti, éves tervezés lehetővé tette számomra, hogy időben tudjak készülni az éves programokra (pl: szerződésmegújítások, kiállítások, stb.). Heti tervezés lehetőséget ad, hogy meglévő feladataimat be tudjam osztani és ne lógjon a fejem felett egyszerre minden feladatom, elkerülhetem a kapkodást. Napi szinten (akár reggel, akár este készülök a napra) pedig el tudom dönteni mi az amit aznap intézek.

Tervezés és az arra való visszatekintés, értékelés pedig növeli az önismeretemet: jobban tudom mi fér bele a napomba, mi nem. Ez a nagyobb önismeret növeli az önbizalmamat, mivel egyre jobban annyi feladatot végzek el, amennyit elbírok, így több a sikerélményem és már nem a frusztrációmat növelem magammal szemben, hanem az önértékelésemet. Ezt erősítendő én még meg is köszönöm magamnak amit lehet.

2. PRIORIZÁLÁS

Rangsorolási képesség fejlesztése kulcsfontosságú. Eldönteni, hogy mi az ami fontos, mi az ami sürgős, mi az ami mindkettő és mi az ami egyik sem. Ügyfeleimnek azt szoktam tanácsolni, hogy napi tervezésében mindig döntse el, hogy mi az ami neki fontos és / vagy sürgős és mi az ami másnak? Ez egy biztos alapot ad annak, hogy azokkal foglalkozzam, ami számomra releváns.

Másfelől a sürgős fontos feladatok nem tűrnek halasztást, de ami nem sürgős, vagy nem fontos, azokkal vagy nem érdemes foglalkozni vagy kiváló terep a delegálási képesség fejlesztésére (még ha nincs is rá emberem, vagy erőforrásom, akkor is átadhatom másnak vagy megkérhetek mást). A priorizálás napi színtű véghezvitele javítja napi tervek hatékonyságát és egyre jobban azokra a feladatokra enged fókuszálni, ami számomra, projektemnek vagy cégemnek eredményt hoz, így személyes időhatékonyságot jelentősen növeli.

A tervezés-prioriázáls bevezetése a napi szintű tevékenységek közé nagy eredményeket hoz az időmenedzsmentben. Leg láthatóbb eredményei:

- a munkaidő határainak kialakítása

- illetve időablakok kialakítása napi/heti szinten, azaz dedikált időkeret (amikor is a vezető kimondottan azzal a témával foglalkozik, ami számára, projektje számára fontos - általában a napi feladatok szorítása során ezek elmaradnak).

Elmúlt évi tapasztalataim azt mutatják, hogy ezen változások nagy megkönnyebbülést és eredménynövekedést hoznak már rövid távon is. 

A témát egy ügyfelem történetével zárom. Egy komoly tervezőiroda tulajdonosaként, vezetőjeként nagyon érintette a válság, egyre több munkával egyre kisebb és kevesebb megbízást kaptak. Ezt idővel igyekezett kompenzálni, azaz egyre többet dolgozott, egyre többet vállalt magára és egyre több időt töltött a munkahelyén. A napi szintű tervezés, priorizálás és ezek értékelése munkarendjébe történő beépítésvel kb. 5 hét alatt eljutott oda, hogy munkáját általában délután 5-6 körül befejezi és minden héten jut ideje az ügyfélkapcsolatok ápolására és új ügyfelek felkutatására, illetve személyes kapcsolatfelvételre (ez volt a coaching folyamatának a célja). Elégedett munkájával és már több projektje elindult és került szerződéses fázisba, mint az előző években ilyen időszakban.

Ha a témában további kérdése adódna, kérem keressen bizalommal!

Dózsa Gergely

Executive Coach

vissza